- Автор темы
- #1
ЗАКОН О едином государственном документообороте и производстве по делам
Глава 1. Общие положения
Статья 1. Основные понятия
ч.1 Документ — информация, оформленная в письменной или электронной форме и имеющая реквизиты, позволяющие установить её автора, содержание, дату создания и юридическое значение.
ч.2 Служебный документ — документ, созданный, полученный или используемый государственным органом при исполнении полномочий.
ч.3 Электронный документ — документ, размещенный на официальном государственном портале, форуме либо иной утвержденной площадке.
ч.4 Реквизиты документа — обязательные сведения документа: наименование органа, вид документа, дата, регистрационный номер, автор или подписант, содержание, подпись либо иной способ подтверждения авторства.
ч.5 Дело — совокупность документов и материалов, объединённых одним производством, обращением, проверкой, расследованием либо вопросом деятельности органа.
Статья 2. Принципы документооборота
ч.1 Документооборот основывается на принципах:
а) законности;
б) достоверности и полноты сведений;
в) сохранности и неизменности документов;
г) разграничения доступа;
д) открытости сведений, не отнесенных к охраняемой законом тайне;
е) персональной ответственности должностных лиц.
Статья 3. Сфера действия настоящего Закона
ч.1 Требования настоящего Закона обязательны для всех государственных органов, государственных организаций, их сотрудников и должностных лиц.
ч.2 Внутренние уставы и регламенты организаций могут устанавливать дополнительные правила документооборота, если они не противоречат настоящему Закону.
ч.3 Требования к документам, содержащим государственную, служебную или иную охраняемую законом тайну, применяются с учетом Закона "О государственной тайне штата Сан-Андреас и статусе секретности".
Глава 2. Создание и регистрация документов
Статья 4. Формы служебных документов
ч.1 К служебным документам относятся:
а) приказы — правовые акты, издаваемые руководителем государственного органа или уполномоченным должностным лицом в пределах компетенции, содержащие обязательные предписания, направленные на установление, изменение или отмену правовых норм, организацию работы, назначение на должность, поощрение, наложение дисциплинарного взыскания и иные вопросы внутреннего управления.
б) распоряжения — акты оперативно-распорядительного характера, издаваемые должностными лицами для решения конкретных (как правило, разовых) вопросов в пределах их полномочий, не требующие установления общих правил.
в) постановления — акты, принимаемые коллегиальными или единоличными органами (а также следователями, дознавателями, прокурорами) по вопросам, отнесённым к их ведению, содержащие властное решение, в том числе процессуальное (например, о возбуждении дела, о прекращении, об избрании меры пресечения).
г) предписания — обязательные для исполнения требования уполномоченного должностного лица или органа, адресованные конкретному лицу или организации и направленные на устранение выявленных нарушений закона, правил или иных обязательных требований.
д) обращения, заявления и жалобы — документы, направляемые гражданами, организациями или иными лицами в государственный орган, должностному лицу с целью реализации своих прав, сообщения о фактах нарушений, внесения предложений, либо обжалования решений, действий (бездействия) государственных органов и их сотрудников.
е) ответы на обращения — официальные письменные или электронные документы, подготовленные государственным органом или должностным лицом по результатам рассмотрения поступившего обращения, заявления или жалобы, содержащие разъяснение, принятое решение, информацию о результатах проверки либо мотивированный отказ.
ё) рапорты, докладные и объяснительные записки:
Рапорт — документ, адресованный непосредственному начальнику, содержащий отчёт о выполненном задании, случившемся происшествии, выявленном нарушении либо необходимости принятия управленческого решения;
Докладная записка — документ, содержащий изложение информации, анализ ситуации, выводы и предложения, направляемый вышестоящему должностному лицу для информирования и принятия решения;
Объяснительная записка — документ, составляемый сотрудником или иным лицом для пояснения причин, обстоятельств или мотивов совершённых действий (бездействия), а также для разъяснения отдельных положений служебной деятельности.
ж) акты, протоколы, заключения и справки:
Акт — документ, фиксирующий установленные факты, результаты проверки, инвентаризации, приёма-передачи, осмотра, ревизии или иного мероприятия, подтверждённый подписями составителей и присутствовавших лиц;
Протокол — документ, в котором последовательно отражаются ход и результаты процессуального или служебного действия (заседания, допроса, обыска, выемки, очной ставки, осмотра места происшествия и т.п.);
Заключение — документ, содержащий мотивированные выводы специалиста, эксперта, комиссии или органа по вопросам, требующим специальных знаний или служебного анализа;
Справка — документ, содержащий подтверждение определённых фактов, сведений, стажа, заработной платы или иных обстоятельств, имеющих юридическое или информационное значение.
з) запросы и ответы на них:
Запрос — официальное требование государственного органа или должностного лица, адресованное другому органу, организации или частному лицу, о предоставлении документов, сведений, материалов либо совершении определённых действий в рамках компетенции запрашивающего;
ответ на запрос — официальный документ, направляемый в ответ на поступивший запрос, содержащий запрашиваемую информацию, необходимые материалы либо мотивированный отказ с указанием правового основания.
и) материалы проверок, расследований и судебных производств — совокупность документов, процессуальных актов, доказательств, объяснений, заключений, протоколов и иных сведений, собранных и оформленных в ходе проверочных мероприятий, дознания, следствия, административного производства или судебного разбирательства, объединённых общим предметом и производством.
й) реестры, журналы учёта и иные документы, предусмотренные законодательством или внутренними актами — систематизированные перечни, регистрационные книги, электронные базы учёта, в которых фиксируются факты поступления, регистрации, движения, передачи, выдачи или уничтожения документов, материалов, обращений, дел и иных объектов учёта, ведущиеся для обеспечения контроля, систематизации и достоверности информации.
к) судебные акты — определения, решения, постановления, приговоры, судебные приказы и иные акты суда, принимаемые в пределах его компетенции. Значение и порядок вынесения судебных актов определяются Процессуальным и Судебным кодексами.
Статья 5. Обязательные реквизиты
ч.1 Служебные документы должны содержать:
a) наименование государственного органа;
б) наименование и вид документа;
в) дату составления;
г) сведения о должностном лице, составившем или подписавшем документ;
д) содержание документа;
е) подпись, подтверждение публикацией на официальном ресурсе либо иной установленный способ удостоверения.
ч.2 Документ, не позволяющий установить его автора и содержание, не может служить основанием для принятия обязательного решения.
Статья 6. Электронный документооборот
ч.1 Государственные органы вправе вести документооборот в электронной форме.
ч.2 Электронный документ имеет равную юридическую силу с письменным документом при наличии обязательных реквизитов и размещении либо передаче через официальный ресурс органа.
ч.3 Государственный орган обязан обеспечивать резервное сохранение электронных документов и возможность подтверждения даты их создания, изменения и публикации.
Глава 3. Передача, доступ и защита документов
ч.1 Передача служебных документов между государственными органами осуществляется через официальные каналы связи, государственный портал, утвержденные форумы либо иным способом, позволяющим подтвердить факт передачи.
ч.2 При передаче фиксируются отправитель, получатель, дата, время, перечень переданных материалов и уровень доступа при его наличии.
ч.3 Передача документа с уровнем секретности Confidential и выше осуществляется в порядке, предусмотренном законодательством о государственной тайне.
Статья 8. Доступ к документам
ч.1 Доступ к служебным документам предоставляется сотрудникам в пределах их полномочий и служебной необходимости.
ч.2 Гражданин вправе получить сведения и копии документов, непосредственно затрагивающих его права и обязанности, если их раскрытие не ограничено законом.
ч.3 При отказе в предоставлении документа должностное лицо обязано указать правовое основание отказа и порядок его обжалования.
ч.4 Документы ОГП, FIB и USSS, а также иные сведения ограниченного доступа выдаются только уполномоченным лицам и в порядке, установленном Законом "О государственной тайне штата Сан-Андреас и статусе секретности".
Статья 9. Исправление и отзыв документов
ч.1 Исправления в зарегистрированном документе производятся путем создания новой редакции либо отдельного документа об исправлении.
ч.2 Первоначальная редакция документа сохраняется в деле с отметкой о дате и причине изменения.
ч.3 Отзыв или отмена документа оформляется отдельным актом уполномоченного должностного лица.
ч.4 Уничтожение, сокрытие, подмена либо неоговоренные изменение служебного документа запрещаются.
Глава 4. Хранение и архив
Статья 10. Сроки хранения
ч.1 Документы, являющиеся основанием для решений, взысканий, предписаний, процессуальных действий или рассмотрения обращений, хранятся 10 календарных дней.
ч.2 Документы по судебным делам, делопроизводствам ОГП, расследованиям, дисциплинарным проверкам и обращениям граждан хранятся не менее 30 календарных дней после принятия итогового решения, если более длительный срок не установлен законом или внутренним актом.
ч.3 Документы, по которым подана жалоба, иск либо начата проверка, запрещается уничтожать до окончательного разрешения вопроса.
ч.4 Государственный орган вправе устанавливать более длительные сроки хранения.
Статья 11. Архив и учётч.1 Каждый государственный орган обязан вести электронный архив зарегистрированных документов.
ч.2 Архив должен обеспечивать поиск документа по номеру, виду документа, автору и предмету.
ч.3 По истечении срока хранения документ может быть уничтожен только при отсутствии жалобы, проверки, судебного производства или иной правовой необходимости его сохранения.
Статья 12. Сохранность доказательственных материалов
ч.1 Документы, видео-, фото- и аудиоматериалы, приложенные к делу, должны храниться совместно с материалами соответствующего производства либо иметь ссылку на место их хранения.
ч.2 Если по действиям сотрудника подана жалоба или иск, относящиеся к делу материалы не могут быть удалены до завершения рассмотрения.
ч.3 Видеозаписи процессуальных действий подлежат хранению не менее установленного законодательством срока, а при наличии жалобы или иска — до их разрешения.
Глава 5. Ответственность и контроль
Статья 13. Ответственность за нарушение документооборота
ч.1 Нарушением настоящего Закона признаются:
а) отказ в обязательной регистрации документа;
б) несвоевременная регистрация или передача документа;
в) утрата, сокрытие, уничтожение или незаконное изменение документа;
г) разглашение сведений ограниченного доступа;
д) предоставление заведомо ложных сведений в служебном документе;
е) незаконный отказ в предоставлении документа или сведений;
ё) нарушение установленного порядка хранения и архивирования.
ч.2 За нарушение требований настоящего Закона виновное лицо несет дисциплинарную, административную, уголовную или иную ответственность в соответствии с законодательством штата.
Статья 14. Контроль за соблюдением Закона
ч.1 Руководители государственных органов обеспечивают организацию документооборота в своих ведомствах.
ч.2 Офис Генерального прокурора осуществляет надзор за соблюдением настоящего Закона государственными органами и организациями в пределах полномочий.
ч.3 Действия или бездействие должностного лица, связанные с документооборотом, могут быть обжалованы в ОГП или суде.
Глава 6. Порядок формирования уголовных и административных дел
ч.1 Уголовное дело и дело об административном правонарушении формируются в электронной форме и регистрируются в порядке, предусмотренном настоящим Законом.
ч.2 Каждому делу присваивается уникальный номер, содержащий:
а) обозначение вида дела: УД — уголовное дело, АД — административное дело;
б) год регистрации;
в) порядковый номер.
ч.3 Материалы дела размещаются в хронологическом порядке. Каждый документ должен содержать дату составления, сведения о составителе и ссылку на номер дела.
ч.4 Должностное лицо, принявшее дело к производству, отвечает за полноту, систематизацию и сохранность его материалов.
ч.5 В дело включаются только доказательства, полученные законным способом. Материалы, признанные недопустимыми, подлежат отдельному хранению с отметкой о причине их исключения и не могут обосновывать обвинение или привлечение к ответственности.
ч. 6 Требования настоящей Главы применяются к делопроизводствам Офиса Генерального прокурора в части, не противоречащей форме, содержанию и порядку пересмотра делопроизводств, устанавливаемым Генеральным прокурором и его заместителями в соответствии с законодательством штата.
Статья 16. Основания для заведения дела
ч.1 Основанием для заведения уголовного или административного дела являются:
а) заявление или обращение гражданина;
б) рапорт, докладная записка либо иной служебный документ сотрудника;
в) непосредственное обнаружение признаков правонарушения;
г) материалы проверки, оперативно-розыскного мероприятия, рейда или иного следственного действия;
д) судебный акт, постановление прокурора либо иной документ уполномоченного органа.
ч.2 В день получения основания уполномоченное лицо принимает одно из решений:
а) зарегистрировать и принять дело к производству;
б) передать материалы по подследственности или компетенции;
в) отказать в заведении дела с указанием мотивов;
г) приобщить материалы к ранее зарегистрированному делу.
ч.3 Решение оформляется соответствующим постановлением.
Примечание: В отношении лица, обладающего статусом неприкосновенности, уголовное дело или дело об административном правонарушении возбуждается исключительно после получения ордера Access to Investigation (AI), если иной порядок не установлен законодательством штата.
Статья 17. Состав уголовного дела
ч.1 Уголовное дело должно содержать:
а) титульный лист с номером дела, данными органа, следователя или прокурора, сведениями об обвиняемом и потерпевшем при наличии;
б) документ, послуживший основанием для возбуждения дела;
в) краткое изложение установленных обстоятельств: дата, время, место, способ и последствия деяния;
г) предварительную и итоговую квалификацию с указанием статей Уголовно-административного кодекса;
д) постановления, протоколы и иные документы о произведенных процессуальных действиях;
е) перечень доказательств с активными ссылками на видео-, фото-, аудиоматериалы, документы, заключения и иные приложения;
ё) сведения о задержании, разъяснении прав, участии адвоката, допросах, обысках, выемках и иных действиях — если они проводились;
ж) сведения о подозреваемом, обвиняемом, потерпевшем, свидетелях, специалистах и других участниках;
з) сведения о заявленных ходатайствах, жалобах, отводах и принятых по ним решениях;
и) обвинительное заключение либо иной итоговый процессуальный документ;
й) опись материалов дела.
ч.2 Обвинительное заключение должно содержать: данные обвиняемого, описание вменяемого деяния, правовую квалификацию, перечень доказательств обвинения, а также список лиц, подлежащих вызову в суд.
ч.3 При передаче уголовного дела в суд к нему прилагается сопроводительное письмо с описью всех материалов и указанием государственного обвинителя.
Статья 18. Состав дела об административном правонарушении
ч.1 Дело об административном правонарушении должно содержать:
а) титульный лист с номером дела, данными органа и должностного лица;
б) основание для начала производства;
в) сведения о лице, привлекаемом к ответственности;
г) описание события: дата, время, место, обстоятельства и последствия;
д) статью или статьи Уголовно-административного кодекса, предусматривающие ответственность;
е) доказательства и ссылки на приложения;
ё) сведения о смягчающих и отягчающих обстоятельствах при их наличии;
ж) сведения о назначенном наказании, его исполнении либо об основаниях освобождения от ответственности;
з) жалобы, ходатайства и принятые по ним решения — при их наличии;
и) итоговое постановление и опись материалов.
ч.2 Если дело направляется в суд, дополнительно включаются сведения об уведомлении лица, привлекаемого к ответственности, и перечень лиц, которых необходимо вызвать для рассмотрения дела.
ч.3 При составлении дела учитываются характер и степень общественной опасности, личность виновного, а также смягчающие и отягчающие обстоятельства.
Статья 19. Оформление и приобщение доказательств
ч.1 Каждое приложение к делу получает порядковый номер и краткое наименование.
ч.2 Для видео-, фото- и аудиодоказательств указываются:
а) автор или источник материала, если он известен;
б) дата и время создания либо получения;
в) ссылка на материал;
г) краткое описание подтверждаемых обстоятельств.
ч.3 Приобщение доказательства оформляется отметкой в описи или отдельным постановлением, если это необходимо для производства по делу.
ч.4 Если оригинал материала недоступен, в деле указывается причина и источник полученной копии.
ч.5 Видеозаписи процессуальных действий приобщаются с соблюдением сроков хранения, установленных ПК.
Статья 20. Передача дела и изменение состава материалов
ч.1 При передаче дела другому сотруднику составляется акт передачи, содержащий номер дела, перечень материалов, дату, сведения о передающем и принимающем лицах, а также краткое изложение обстоятельств дела.
ч.2 Передача дела не освобождает первоначального исполнителя от обязанности обеспечить сохранность переданных им материалов.
ч.3 После направления дела в суд новые материалы могут быть приобщены с обязательным уведомлением суда и участников производства в установленном порядке.
ч.4 Если суд или уполномоченный орган возвращает дело на доработку, все дополнения и исправления оформляются отдельными документами; первоначальные материалы не удаляются и не заменяются.
Статья 21. Ознакомление с делом
ч.1 Участники производства вправе знакомиться с материалами дела в пределах, допускаемых законодательством и режимом доступа к сведениям.
ч.2 Стороне защиты предоставляются сведения о предъявленном обвинении и доказательства, на которые ссылается сторона обвинения, за исключением материалов, доступ к которым ограничен законом. Ознакомление с материалами, содержащими охраняемую законом тайну, осуществляется по решению суда либо в ином установленном законом порядке.
ч.3 Ознакомление с материалами дела фиксируется отметкой в деле, в которой указываются дата, лицо, объем предоставленных материалов и заявленные замечания.
ч.4 Отказ в ознакомлении с материалами оформляется мотивированным решением с разъяснением порядка обжалования.
Статья 22. Контроль качества дела перед направлением в суд
ч.1 До направления уголовного или административного дела в суд уполномоченное лицо проверяет:
а) наличие основания и правильность квалификации;
б) наличие описи материалов;
в) достаточность и допустимость доказательств;
г) соблюдение процессуальных прав участников;
д) наличие необходимых постановлений, протоколов и приложений;
е) читаемость и доступность ссылок на электронные материалы.
ч.2 При обнаружении недостатков дело возвращается исполнителю для устранения либо передается другому уполномоченному сотруднику.
ч.3 Отсутствие обязательных материалов не препятствует немедленным действиям, если промедление создаст угрозу безопасности, однако документы должны быть оформлены и приобщены при первой возможности.
Глава 7. Заключительные положения
Статья 23. Применение Закона и соотношение с иными актами
ч.1 Настоящий Закон применяется всеми государственными органами и организациями штата при создании, регистрации, передаче, хранении, предоставлении и архивировании служебных документов, а также при формировании уголовных и административных дел.
ч.2 Внутренние нормативные акты, регламенты, инструкции и формы документов государственных органов применяются в части, не противоречащей настоящему Закону.
ч.3 При противоречии между настоящим Законом и подзаконным либо локальным нормативным актом применяется настоящий Закон. Противоречащий акт или его отдельные положения подлежат приведению в соответствие либо отмене уполномоченным должностным лицом.
ч.4 Положения настоящего Закона не могут толковаться как изменение компетенции государственных органов, Офиса Генерального прокурора, судов, правоохранительных органов либо должностных лиц, установленной Конституцией и законодательством штата.
ч.5 Уголовное дело передаётся в суд в соответствии с правилами и формой передачи уголовных дел, установленными Председателем Верховного суда.
Статья 24. Приведение ведомственных документов в соответствие
ч.1 Руководители государственных органов обеспечивают приведение ведомственных нормативных актов, форм документов, электронных реестров и архивов в соответствие с требованиями настоящего Закона.
ч.2 До утверждения новых или изменённых ведомственных документов допускается применение ранее действующих форм и регламентов, если они не противоречат настоящему Закону и позволяют обеспечить сохранность, полноту и проверяемость материалов.
ч.3 Государственные органы обязаны определить ответственных должностных лиц за:
а) организацию делопроизводства;
б) ведение электронных реестров;
в) сохранность и архивное хранение материалов;
г) передачу документов и дел между подразделениями и иными органами.
ч.4 Документы, созданные до применения настоящего Закона, сохраняют юридическую силу при соблюдении требований законодательства, действовавших на момент их создания. Их переоформление требуется только при передаче в производство, судебном рассмотрении, внесении изменений либо если отсутствие обязательных сведений препятствует проверке законности документа.
Статья 25. Разрешение неурегулированных вопросов
ч.1 Вопросы документооборота и формирования материалов дел, не урегулированные настоящим Законом, разрешаются в соответствии с Конституцией, кодексами и иными нормативными правовыми актами штата.
ч.2 При работе с документами, содержащими государственную или иную охраняемую законом тайну, применяются специальные требования законодательства о защите таких сведений. Делопроизводства ОГП относятся к государственной тайне и их разглашение допускается в установленном законом порядке.
ч.3 Если вопрос касается допустимости, достаточности или исследования доказательств в судебном производстве, применяются нормы Процессуального и Судебного кодексов. Суд сохраняет право самостоятельно исследовать представленные доказательства и возвратить материалы на дополнительное расследование при их недостаточности.